Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Partnerportal ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese mitteilen, z.B. bei der Kontaktaufnahme, der Registrierung als Partner, der Erfassung eines Mandats oder der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen. Dazu gehören:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Postadresse
• Geburtsdatum, Heimatort und Nationalität (bei notariellen Dienstleistungen)
• Angaben zur Identifikation (Ausweis, Pass)
• Unternehmensdaten bei Firmengründungen und -änderungen (Gesellschafter, Organe, Kapital)
• Dokumente, Entwürfe, Urkunden, Beilagen und Korrespondenz zu einem Mandat
• Konto des Partnerportals: Firma, Funktion, Anmeldedaten und zweiter Faktor (verschlüsselt gespeichert)

Partner, die im Portal Daten ihrer Kunden erfassen, stellen sicher, dass sie dazu berechtigt sind und ihre Kunden über die Weitergabe an uns informiert haben.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere des Notariats- und Handelsregisterrechts (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie gemäss dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG).

3. Server-Logdateien und Protokoll

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden zur Gewährleistung eines reibungslosen und sicheren Betriebs erhoben und nach kurzer Zeit gelöscht.

Im Partnerportal protokollieren wir zudem sicherheitsrelevante Vorgänge (z.B. Anmeldungen, Freigaben, Downloads, Änderungen an Mandaten). Dieses Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit und dem Schutz vor Missbrauch und wird so lange aufbewahrt, wie es dafür erforderlich ist.

4. Cookies und lokale Speicherung

Das Partnerportal verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir im Partnerportal nicht ein. Für die Hauptseite online-notariat.ch gilt deren Datenschutzerklärung. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass keine Cookies gespeichert werden; ohne technisch notwendige Cookies ist eine Anmeldung jedoch nicht möglich.

5. KI-Assistenten: Website-Chat, WhatsApp und Telefon

Für Auskünfte und die Entgegennahme von Anliegen setzen wir KI-gestützte Assistenten ein:

• Chat-Widget auf der Website
• WhatsApp-Kanal (+41 76 400 37 64)
• KI-Telefonassistent (+41 71 539 32 54, rund um die Uhr erreichbar)

Auf diesen Kanälen kommunizieren Sie mit einem KI-Assistenten, nicht mit einem Menschen; bei Bedarf wird Ihr Anliegen an unser Team weitergeleitet. Die Assistenten werden mit Technologie der ElevenLabs Inc. (USA) als Auftragsverarbeiterin betrieben. Dabei werden die Inhalte Ihrer Konversation verarbeitet – im Chat und auf WhatsApp Ihre Nachrichten und Ihre Rufnummer, am Telefon zusätzlich Ihre Sprachaufnahme, die zur Verarbeitung transkribiert werden kann.

Die Daten können dabei in die USA und weitere Drittländer übermittelt werden. Die Übermittlung stützt sich auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 DSG bzw. Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, die Sie durch die aktive Nutzung des jeweiligen Kanals erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bitte teilen Sie über diese Kanäle keine besonders schützenswerten Personendaten mit, soweit dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist. Notarielle Handlungen, insbesondere Beurkundungen und Beglaubigungen, erfolgen niemals über die KI-Assistenten, sondern ausschliesslich durch den zuständigen Notar. Wenn Sie keine Verarbeitung durch die KI-Assistenten wünschen, nutzen Sie unser Kontaktformular oder die Telefonnummer +41 71 272 26 55 (Mo–Fr 08:00–17:00).

6. KI im Partnerportal: Unterlagen generieren und prüfen

Im Partnerportal erstellen KI-Assistenten aus Ihren Angaben Entwürfe (z.B. Statuten, Urkunden, Handelsregisteranmeldungen) und prüfen Unterlagen auf Fehler und Vollständigkeit. Dazu werden die erforderlichen Angaben und Dokumente an Anbieter von Sprachmodellen (insbesondere Google) übermittelt und dort gemäss deren Vertragsbedingungen verarbeitet. Die Ergebnisse sind Entwürfe; sie werden vom Notariat geprüft, bevor sie Grundlage einer Beurkundung werden. Automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung treffen wir nicht.

7. Weitergabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist (z.B. Handelsregisteramt, Steuerbehörden, Banken bei Kapitaleinzahlungen), Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Für den Betrieb des Partnerportals setzen wir Auftragsbearbeiter ein, die vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet sind:

• Hosting der Anwendung: Vercel Inc. (Rechenzentrum in Frankfurt, EU)
• Datenbank: Neon Inc. (Rechenzentrum in der EU)
• Dokumentenablage und Bürokommunikation: Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive)
• E-Mail und KI-Dienste: Google (Gmail, Gemini)
• Speicher für Dateien und Sicherungskopien
• Qualifizierte elektronische Signatur: SwissSign AG (Schweiz)
• Buchhaltung und Rechnungen: bexio AG (Schweiz)

Soweit Daten in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau (z.B. USA) bekanntgegeben werden, stützen wir uns auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 DSG bzw. Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln, oder – soweit anwendbar – auf eine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

8. Mitteilungen per E-Mail

Wir senden Ihnen E-Mails zu Ihren Mandaten (z.B. Stand, Unterlagen, Rechnungen). Gelegentlich senden wir Kunden und Partnern zudem Mitteilungen wie Grüsse zu Feiertagen. Jede solche Mitteilung enthält einen Abmeldelink; nach der Abmeldung erhalten Sie keine solchen Mitteilungen mehr. Mitteilungen zu laufenden Mandaten sind davon nicht betroffen.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, insbesondere Zwei-Faktor-Anmeldung, Zugriff nur auf freigegebene Mandate, zeitlich begrenzte Download-Links, Protokollierung und tägliche Sicherungskopien. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Die gesamte Kommunikation erfolgt SSL-verschlüsselt.

10. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Notarielle Urkunden unterliegen besonderen Aufbewahrungsfristen gemäss kantonalem Recht; Geschäftsunterlagen bewahren wir in der Regel zehn Jahre auf. Abgeschlossene Mandate werden archiviert und nach Ablauf der Fristen gelöscht. Sicherungskopien werden nach einem festen Rhythmus überschrieben.

11. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO / Art. 25 DSG)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO / Art. 32 DSG)
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO / Art. 28 DSG)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (EDÖB)

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und das Berufsgeheimnis bleiben vorbehalten. Für Anfragen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder schreiben Sie an die obige Adresse.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmässig zu besuchen.